Subsidieprocedure

Digitaal aanvragen subsidies

Voor steeds meer uitvoeringsregelingen kunt u digitaal subsidie aanvragen. Op de informatiepagina’s van de uitvoeringsregelingen vindt u de (digitale) aanvraagformulieren.

Om een digitale aanvraag te doen, doorloopt u het webformulier en ondertekent u het formulier met uw DigiD (particulier) of uw eHerkenning (organisatie) account. Heeft u nog geen account? Vraag deze dan aan vóórdat u begint met de digitale aanvraag. Meer informatie over DigiD vindt u op www.digid.nl; meer informatie over eHerkenning vindt u op www.eherkenning.nl. Uw eHerkenning account dient voor de onderstaande dienst en niveau gemachtigd te zijn:

Dienstverlener: Provincie Noord-Holland
Dienst: Ondertekenen subsidieaanvragen provincie Noord-Holland
Niveau: EH2+

Lukt de ondertekening met uw eHerkenning-account niet? Controleer dan in het aanvraagformulier of u uw KvK-nummer (en eventueel vestigingsnummer) goed heeft ingevuld.

Wanneer u een aanvraag digitaal indient, krijgt u een automatisch gegenereerde digitale ontvangstbevestiging. U kunt uw aanvraag ook per post indienen.

U kunt subsidie niet per e-mail aanvragen; aanvragen ingediend per e-mail worden niet in behandeling genomen. De verdere afhandeling van een digitaal ingediende subsidieaanvraag gebeurt op dezelfde manier als bij een per post ingediende aanvraag.

Ontvangst en toetsing

Als uw aanvraag bij de provincie is binnengekomen, krijgt u een ontvangstbevestiging. Vervolgens toetst de provincie of de aanvraag op tijd is binnengekomen en compleet is. Als er informatie of documenten ontbreken, krijgt u daarvan bericht met verzoek om uw aanvraag binnen een bepaalde termijn aan te vullen. De behandeltermijn gaat pas in als de aanvraag compleet is.

Beoordeling en behandeltermijn

De provincie beoordeelt aanvragen afhankelijk van de subsidieregeling in 4 tot 26 weken. Voor bepaalde subsidieregelingen duurt de behandeling relatief lang, omdat de provincie een (externe) adviescommissie inschakelt. U vindt de criteria en termijn(-en) in de uitvoeringsregeling waaronder de subsidie valt.

Beschikking

Als uw subsidieaanvraag wordt toegewezen, krijgt u een brief: de subsidiebeschikking. In deze beschikking staat onder meer:

  • voor welke activiteiten en onder welke verplichtingen u subsidie krijgt
  • wat het maximale subsidiebedrag is
  • of en hoe voorschotten worden uitbetaald
  • of en hoe u tussentijds de voortgang van uw project moet rapporteren (tussentijdse verantwoording)
  • of en hoe u na afronding van uw project een verzoek tot vaststelling van de subsidie  moet indienen
  • hoe u bezwaar tegen de beslissing kunt maken

Als uw subsidieaanvraag wordt afgewezen, krijgt u een brief met daarin argumenten voor de afwijzing: de weigeringsbeschikking. Deze beschikking vermeldt ook hoe u bezwaar kunt maken tegen de beslissing.

Zie ook: Bezwaar maken bij de provincie.

Voorschotten

Een voorschot op de subsidie kunt u gelijk bij de subsidieaanvraag aanvragen. Standaard bedraagt een voorschot maximaal 80% van de verleende subsidie. Dit voorschot wordt in 3 maandelijkse termijnen, gebaseerd op het door u opgegeven kasritme, uitbetaald. Gedurende de looptijd van het project kan dit worden aangepast.

Tussentijdse rapportages: verantwoordingsplicht

De benodigde formulieren ‘Indienen melding en/of voortgangsrapportage’ en het bijbehorende verplichte formulier ‘Melding en voortgangsrapportage’ vindt u onder de Algemene subsidieformulieren. In enkele gevallen kan een regeling hiervoor een specifiek formulier gebruiken. Als dat zo is, vindt u dat op de betreffende regelingpagina. Houd de verantwoordingstermijnen zelf goed in de gaten; als u te laat bent, kan dit gevolgen hebben voor uw subsidie. Mocht het onverhoopt niet lukken om een uiterste indieningsdatum (zoals verplicht in de verleningsbeschikking) te halen, neem dan contact op met de verantwoordelijk subsidiemedewerker (genoemd in uw subsidiebeschikking) of vraag via het meldingsformulier om uitstel. Vermeld de oorzaken van de vertraging en doe een voorstel voor een nieuwe datum. U krijgt zo spoedig mogelijk bericht of u toestemming krijgt voor het gevraagde uitstel.

Meldingsplicht tussentijdse veranderingen

Wilt u uw gesubsidieerde project veranderen (financieel of in de uitvoering of planning)? Vraag hiervoor van te voren toestemming via de het formulieren ‘Indienen melding en/of voortgangsrapportage’ en in combinatie met de verplichte bijlage ‘Bijlage Melding en voortgangsrapportage’. Doet u dat niet, dan kan dit gevolgen hebben voor uw subsidie: de provincie kan uw subsidie korten (maximaal 6%, zie: Beleidsregel wijzigen of lager vaststellen subsidies Noord-Holland en de wijziging daarop in de Aanvulling Beleidsregel). De provincie laat schriftelijk weten of zij akkoord gaat met uw wijzigingsverzoek(en). U wordt dan ook geïnformeerd als een korting zal worden toegepast. De korting(en) worden aan het eind van het traject, bij de vaststelling van de subsidie, in één keer verrekend op basis van het verleende subsidiebedrag.

Eindverantwoording: verzoek tot vaststelling

Meestal moet u na afloop van uw project een verzoek tot vaststelling van de subsidie indienen. Dit staat in uw subsidiebeschikking. Meer informatie over deze verantwoordingsplicht en het benodigde formulier vindt u op de informatiepagina van de uitvoeringsregeling waaronder uw subsidie valt. Heeft deze regeling geen eigen formulier of ontvangt u een subsidie buiten uitvoeringsregeling, dan vindt u de benodigde formulieren ‘Aanvraag vaststelling subsidie’ en het bijbehorende verplichte ‘Formulier eindrapportage bij aanvraag vaststelling subsidie’ onder de Algemene subsidieformulieren.

Als uw vaststellingsverzoek bij de provincie is binnengekomen, krijgt u een ontvangstbevestiging. De provincie toetst of uw vaststellingsverzoek op tijd is binnengekomen en compleet is. Als er informatie of documenten ontbreken, krijgt u daarvan bericht met verzoek om uw verzoek binnen een bepaalde termijn aan te vullen. De behandeltermijn gaat pas in als uw verzoek compleet is.

Na inhoudelijke en financiële beoordeling besluit de provincie op welk bedrag de subsidie wordt vastgesteld. U krijgt hierover een brief met daarin het besluit: de vaststellingsbeschikking. Wanneer de provincie meer heeft voorgeschoten dan waar u recht op heeft, moet u dat terugbetalen. Als u recht heeft op meer dan het voorschotbedrag, wordt het restant subsidiebedrag zo spoedig mogelijk aan u uitbetaald.

Uitgelicht

Servicepunt Noord-Holland

Servicepunt Provincie Noord-Holland
Postbus 3007
2001 DA Haarlem

Telefoon: 0800 0200 600 (gratis)
E-mail: servicepunt@noord-holland.nl

Open: maandag tot en met vrijdag 8.00 tot 17.00 uur

(voor dringende zaken kunt u ook buiten kantoortijden bellen; u wordt dan doorgeschakeld naar de telefonische meldingsdienst)