Directie Middelen

De provincie Noord-Holland wil zich gaan onderscheiden door heel goede dienstverlening aan de samenleving. De provinciale organisatie zal dus zelf ook aan hoge eisen moet voldoen.

Daarin speelt de directie Middelen een belangrijke rol want dat heeft de taak om de organisatie te voorzien van verschillende vormen van deskundigheid en ondersteuning. De directie Middelen is als het ware de motor die de provinciale organisatie soepel laat rijden.

De sectoren van de directie middelen

• Administratieve en financiële dienstverlening
• Juridische dienstverlening
• Communicatie
• Personele dienstverlening
• Facilitaire dienstverlening
• Inkoop
• Documentaire Informatievoorziening
• ICT regie

Innovatief
De directie Middelen organiseert zijn werk op een innovatieve manier. De managers van de provincie zijn de klanten van de directie Middelen. Zij hebben bepaalde vormen van expertise nodig en die kunnen ze inkopen bij Middelen.

In het nieuwe model staat de vraag van de klant dus centraal. Maar de medewerkers van Middelen zijn niet alleen leveranciers op bestelling, ze zijn ook adviseurs van hun opdrachtgevers. Zij brengen gespecialiseerde kennis in en wijzen de opdrachtgever op de beste mogelijkheden om in zijn behoeften te voorzien.

De klant en de adviseur moeten een vertrouwensrelatie hebben. De adviseur moet goed aanvoelen wat de klant nodig heeft en ervoor zorgen dat die behoefte –binnen de vastgelde kaders- wordt vervuld. De klant moet zijn adviseur waarderen om zijn (kritische) inbreng.

De competenties die medewerkers van Middelen daarom moeten hebben, zijn: effectieve communicatie, klantgerichtheid, eigen verantwoordelijkheid en resultaatgerichtheid.

Catalogus
Hoe gaat dat in de praktijk? Middelen maakt elk jaar een producten- en dienstencatalogus (PDC) waarin alles staat wat deze directie aan de organisatie te bieden heeft: van juridische deskundigheid tot publieksbrochures en van financiële administratie tot personeelsadvies.

Indien van toepassing staat er bij het product of de dienst een tarief dat de opdrachtgever via interne verrekening moet betalen aan de directie Middelen.

Een opdrachtgever kan bijvoorbeeld een juridisch adviseur inhuren voor 24 uur per week. Of hij kan communicatiemiddelen bestellen zoals brochures. Dit gebeurt in het algemeen op basis van offertes en dienstverleningsovereenkomsten.

De opdrachtgever is vrij in de inhoud en omvang van de diensten die hij bestelt, maar er zijn wel kaders waar hij binnen moet blijven. Als de directie Middelen niet zelf kan leveren, kan de dienst of het product extern worden besteld. De sector Inkoop helpt daarbij.

Als de opdrachtgever niet tevreden is met het resultaat, kan hij een klacht indienen. Kortom: een zakelijke relatie met wederzijdse rechten en plichten.

Professionaliteit
De directie Middelen zorgt dus voor een soepel draaiende provinciale organisatie. Noord-Holland is één van de eerste overheidsorganisaties die dit model van klantgericht werken in de praktijk toepast. De opdrachtgever heeft keuzevrijheid en hij kan goede producten en diensten verwachten.

Aan de medewerkers biedt dit nieuwe model een grote mate van zelfstandigheid en eigen verantwoordelijkheid om hun taak in te vullen.

Zie ook

• Sectoren