Provincie werkt aan duurzaam informatiebeheer

Nog niet alle werkwijzen en systemen van de provincie Noord-Holland voldoen aan de veranderende eisen, die door de snel voortschrijdende digitalisering aan archivering worden gesteld.

Archiveren van documenten door een medewerker

Dit blijkt uit het Verslag 2017 van de archiefinspecteur. De provincie Noord-Holland voldoet volgens de archiefinspecteur deels aan de Archiefwet en de archiefregelgeving. En archivering is nog onvoldoende deel van het dagelijks werk van de provinciemedewerkers. Gedeputeerde Staten antwoorden dat zij inmiddels werken aan verbetering van de archivering en de aanbevelingen van de archiefinspecteur volledig overnemen.

Dossier

De archiefinspecteur constateert onder meer dat een algeheel overzicht van alle archiefwaardige informatie van de gehele organisatie ontbreekt. Een deel van de archiefwaardige informatie wordt niet beheerd door informatieprofessionals, met het risico op verlies van informatie. Ook wordt er niet voldaan aan het Besluit Informatiebeheer van de provincie dat iedere ambtenaar zelf moet zorgen voor een actueel, juist en volledig dossier, dat hij in behandeling heeft.

Aanbevelingen

De archiefinspecteur geeft een aantal aanbevelingen om de archivering te verbeteren. Er is meer sturing door het management en ondersteuning van informatiespecialisten nodig om de ambtenaren zelf te kunnen laten archiveren. Ook wordt aanbevolen om alle archiefwaardige informatie in de gehele organisatie in kaart te brengen en in beheer te brengen bij informatieprofessionals. Het advies is om centraal beleid  vast te stellen om alle archiefwaardige informatie, dus ook gegevens in databases, digitale tekeningen of audio-opnames, te beheren overeenkomstig de archiefwet.

E-depot

Gedeputeerde Staten geven in een reactie aan dat de provincie al met een aantal aanbevelingen bezig is zoals een centraal vastgesteld beleid voor duurzaam informatie beheer en een concernbreed kwaliteitssysteem. Vanaf 1 januari van dit jaar bestaat het archief van de provincie vrijwel geheel uit digitale documenten. Daarnaast is de provincie Noord-Holland koploper bij het overbrengen van archiefwaardige informatie in het e-Depot. In het e-Depot wordt in samenwerking met het Noord-Hollands Archief gearchiveerde informatie duurzaam toegankelijk bewaard.
Verder komen er maatregelen om te zorgen dat het beheer ook in een situatie dat het archief volledig digitaal is, blijft voldoen aan de eisen van de Archiefwet en dat er voldoende  kennis en expertise op aanwezig is. De afgelopen periode heeft de provincie nieuwe informatiespecialisten geworven en wordt extra personeel ingezet voor training van ambtenaren en ondersteuning bij het zorgen voor juiste en volledige dossiervorming.

Brief aan Provinciale Staten (pdf,  198 kb)
Verslag van het archieftoezicht (pdf, 900 kb)