Privacyverklaring sollicitatieprocedure burgemeestersambt
De provincie Noord-Holland gaat zorgvuldig en conform wetgeving met uw persoonsgegevens om. De bescherming van deze gegevens is geregeld in de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). De AVG heeft tot doel de privacy van burgers te beschermen. In deze privacyverklaring geeft de provincie Noord-Holland aan hoe zij met uw persoonsgegevens omgaat.
Wat zijn persoonsgegevens?
Persoonsgegevens zijn gegevens die iets vertellen over u of die met u in verband kunnen worden gebracht. Voorbeelden van persoonsgegevens zijn uw naam, telefoonnummer of uw e-mailadres. Maar ook het IP-adres van uw computer of uw Burgerservicenummer.
Waarom verzamelt de provincie Noord-Holland persoonsgegevens?
De provincie Noord-Holland verzamelt uw persoonsgegevens voor het begeleiden van de sollicitatieprocedure naar het burgemeestersambt. Na een eventuele benoeming tot burgemeester kunnen verzamelde persoonsgegevens ook gebruikt worden voor functioneringsgesprekken, klankbordgesprekken, ontslag en herbenoeming.
Het organiseren van het proces rond de benoeming van een burgemeester is een taak van algemeen belang die aan de commissaris van de Koning van de provincie Noord-Holland is opgedragen. De verwerking van uw persoonsgegevens is noodzakelijk voor het uitvoeren van deze taak van algemeen belang.
Welke persoonsgegevens verzamelt de provincie Noord-Holland bij de sollicitatieprocedure naar het burgemeestersambt?
Voor de sollicitatieprocedure naar het burgemeestersambt heeft de provincie Noord-Holland enkele persoonsgegevens van u nodig. Deze vragen wij rechtstreeks bij u op of halen wij uit registers. Het gaat dan onder andere om uw NAW-gegevens, contactgegevens, geboortedatum- en plaats, relevante werkervaring en motivatie. Om het Nederlanderschap te kunnen vaststellen vragen wij kandidaten om een kopie paspoort toe te sturen. Van de kandidaat die benoemd wordt tot burgemeester wordt het Burgerservicenummer (BSN) opgevraagd. In voorkomend geval is het mogelijk dat wij ook andere categorieën persoonsgegevens bij u opvragen, maar alleen als dat noodzakelijk is voor het begeleiden van de sollicitatieprocedure naar het burgemeestersambt.
Gegevens uit justitieel documentatieregister
In het kader van de sollicitatieprocedure heeft de commissaris van de Koning de bevoegdheid tot het opvragen van justitiële gegevens op basis van artikel 30 van het Besluit justitiële gegevens.
Daarom vragen wij op grond van het besluit Justitiële Gegevens in het sollicitatieformulier uw toestemming om strafrechtelijke gegevens over u uit het justitiële documentatieregister van het ministerie van Justitie en Veiligheid op te vragen. De opgevraagde en verstrekte gegevens worden alleen gebruikt voor de sollicitatieprocedure waarvoor de verklaring is afgegeven. Deze gegevens kunnen aanleiding zijn om een sollicitatie niet verder in behandeling te nemen indien de gegevens naar het oordeel van de commissaris onverenigbaar blijken met het ambt van burgemeester. De opgevraagde en verstrekte gegevens worden vertrouwelijk behandeld en alleen ingezien door de commissaris, de (plaatsvervangend) kabinetschef en de behandelend medewerkers burgemeesterszaken bij de provincie Noord-Holland.
Inlichtingen burgemeester of commissaris
Het is mogelijk dat wij inlichtingen (referenties) opvragen bij de burgemeester van uw woonplaats als u in Noord-Holland woont of bij een collega-commissaris als u buiten de provincie Noord-Holland woont. De inlichtingen worden betrokken bij de afwegingen voor de selectie die bij de vertrouwenscommissie wordt aangeleverd.
Hoe beschermen we uw persoonsgegevens?
De provincie Noord-Holland moet en wil voldoen aan de wet- en regelgeving voor het verwerken van persoonsgegevens. Dat betekent onder andere dat de provincie Noord-Holland alleen uw persoonsgegevens verwerkt als daar een wettelijke grondslag voor aanwezig is. Daar komt bij dat de provincie Noord-Holland zorgvuldig en vertrouwelijk met uw persoonsgegevens omgaat. Zij heeft de plicht om uw persoonsgegevens te beschermen tegen onbevoegde toegang of onrechtmatig gebruik. De provincie gebruikt hiervoor technische beveiligingsmaatregelen. Daarnaast hebben alle provinciale medewerkers een geheimhoudingsplicht. Toegang tot uw persoonsgegevens wordt alleen gegeven aan medewerkers die uw persoonsgegevens nodig hebben voor hun werk.
Hoelang bewaren we uw persoonsgegevens?
De provincie Noord-Holland bewaart uw persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor het doel en volgt daarbij de Archiefwet (en de zogenaamde selectielijsten) en de Algemene Verordening Gegevensbescherming.
Met het oog op eventuele toekomstige procedures heeft het de voorkeur om de gegevens van kandidaten te bewaren voor een periode van 10 jaar. Daarom vraagt de provincie, in afwijking op bovengenoemde bepalingen van de Archiefwet, hiervoor uw toestemming bij uw sollicitatie.
Het delen van persoonsgegevens
De provincie Noord-Holland deelt uw persoonsgegevens met anderen als ze dat wettelijk verplicht is of dat noodzakelijk is voor de sollicitatieprocedure. Het gaat daarbij in ieder geval om de volgende partijen:
- De burgemeester van uw woonplaats als u in Noord-Holland woont of een collega-commissaris als u buiten de provincie Noord-Holland woont.
- De vertrouwenscommissie uit de gemeenteraad van de gemeente waar de vacature open staat.
- Het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (BZK): Persoonsgegevens kunnen worden opgenomen in het verslag dat de Commissaris van de Koning uitbrengt over het verloop van de sollicitatieprocedure aan het Ministerie van BZK. In het geval van een benoembare kandidaat worden de persoonsgegevens van de benoembare kandidaat aan het ministerie van BZK verstrekt.
Welke rechten heeft u?
De AVG geeft u rechten als de provincie uw persoonsgegevens gebruikt of wil gaan gebruiken:
- Recht op inzage in uw persoonsgegevens en de verwerking daarvan door de provincie.
- Recht op rectificatie van uw persoonsgegevens, recht op verwijdering van uw persoonsgegevens of beperking van de verwerking van uw persoonsgegevens.
- Recht op gegevensoverdraagbaarheid.
- Recht van bezwaar tegen verwerking van uw persoonsgegevens.
Voor deze rechten biedt de wet ook uitzonderingen.
U kunt een AVG-verzoek indienen per post. De provincie Noord-Holland reageert binnen 4 weken schriftelijk op uw verzoek. Om misbruik te voorkomen kunnen we u vragen om u te identificeren. Indien u een uitgebreid verzoek indient, geeft de wet de provincie Noord-Holland de mogelijkheid later dan de termijn van 4 weken te reageren. Wanneer de provincie Noord-Holland hiervan gebruik wil maken, stellen wij u hiervan op de hoogte.
Heeft u vragen?
U kunt contact opnemen met de provincie Noord-Holland via: burgemeester@noord-holland.nl, via de contactpagina op onze website of per post.
Het adres is:
Provincie Noord-Holland
Postbus 3007
2001 DA HAARLEM.
Indien u in contact wilt komen met de Functionaris Gegevensbescherming van de provincie Noord-Holland kunt u mailen naar privacy@noord-holland.nl.
Klachten over de verwerking van persoonsgegevens
De provincie Noord-Holland helpt u graag verder als u klachten heeft over de verwerking van uw persoonsgegevens. Neem dan contact op met ons. Mochten wij er samen niet uitkomen, dan heeft u het recht om een klacht in te dienen bij de landelijke toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens.
Toepasselijk recht
Op deze privacyverklaring is Nederlands recht van toepassing. Alle eventuele geschillen worden voorgelegd aan de rechtbank Noord-Holland.
Wijziging privacyverklaring
Deze privacyverklaring kan altijd door de provincie Noord-Holland worden gewijzigd, zonder voorafgaande waarschuwing. Wijzigingen gelden vanaf het moment dat deze op de website gepubliceerd zijn. Wij raden u aan deze privacyverklaring geregeld te raadplegen, zodat u van de wijzigingen op de hoogte bent.