“Samen zorgen voor een veilige werkomgeving”

Hoe belangrijk is de norm?

Van der Weit: “De norm is belangrijk en tegelijkertijd ook niet belangrijk. Dat we met elkaar hebben gezegd dat we hier aandacht voor willen, is heel goed. En tegelijkertijd is het ‘slechts’ een aantal woorden op papier, ondertekend door een groep bestuurders. Het gaat vervolgens om invulling geven aan die norm, wat doe je er nu echt mee? En ook: Hoe doe je het goede? Het aantal mensen en middelen is beperkt, dus hoe zorgen we ervoor dat we die acties doen die echt voor verandering zorgen? Daar moet onze tijd in zitten en niet in het bewijzen dat we aan de norm voldoen.”

Van Kuijk: “Bewustwording binnen de organisatie vind ik een belangrijk onderdeel van de norm. De norm helpt je na te denken waar de risico’s zitten en wat je eraan kunt doen. Want voorheen reageerde de organisatie misschien te vaak op een enkel incident, maar pakten we de andere risico’s niet aan. De norm brengt de breedte van onderdelen in beeld die belangrijk zijn voor een weerbare overheid.”

Van der Weit: “Daar ben ik het mee eens. Als je het helemaal afpelt, is een weerbare overheid alleen te bereiken door bewustwording. Die bewustwording is nodig op veel verschillende gebieden: Van bewustwording dat je werkt met gevoelige informatie, of hoe je omgaat met agressie, tot ruimte geven aan gesprekken over integriteit, of het organiseren van structurele aandacht voor ondermijnende criminaliteit zodat medewerkers de signalen herkennen.”

Wat gaat goed en wat kan beter?

Van der Weit: “We zijn continu bezig met onze informatiebeveiliging en het bewust maken van onze collega’s. Elke 3 maanden organiseren we inspiratiesessies voor onze medewerkers. Bijvoorbeeld met een ethisch hacker of een journalist van Follow the Money die zorgfraude in kaart brengt. Of we sturen intern een phishingmail waaruit collega’s moeten halen wat niet klopt. Velen klikken dan toch op een verkeerde link. Maar dat is ook waar het om gaat: Een fout kan ons allemaal overkomen.”

Van Kuijk: “En je wil ook een cultuur waarin het gewoon is om je twijfel uit te spreken. Krop het niet op. Thuis voer je ook het gesprek over wat wel en niet kan. Dat moet op de werkvloer ook kunnen. En daar zit gelijk het verbeterpunt, want te vaak denken we nog: ‘het zal wel aan mij liggen’. Daarom hebben we bij de provincie nu één meldpunt voor collega’s. Daardoor wordt de drempel om iets te melden lager. Want je wil ook de oranje vlaggetjes zien, voordat het rode vlaggetjes worden en dus grote problemen. Dan kun je ook zien waar het structureel beter kan.”

Wat is de rol van de gemeente- of provinciesecretaris hierin?

Van Kuijk: “Het is aan mij om te bewaken dat we een betrouwbare overheid zijn. Dat ambtenaren iedereen onbevooroordeeld en op een gelijke manier behandelen. Dat je zonder druk van buitenaf het beste voorstel doet voor iedereen. Als we dat niet meer doen, omdat we ons laten beïnvloeden, is dat verschrikkelijk. Als secretaris wil je een cultuur waarin je kunt zeggen dat iets niet goed gaat. En dat als je je daarover uitspreekt, je kop er niet afgaat. Daar heb ik het over met alle nieuwe medewerkers tijdens het afleggen van de eed of belofte.”

Van der Weit: “Dat doe ik ook. Dan hebben we het heel nadrukkelijk over wat de eed of belofte betekent. Als je ambtenaar wordt, ben je dan op magische wijze ineens anders? Integerder? En dat je ook kunt toegeven als het een keer is misgegaan. Ook heb ik een verantwoordelijkheid dat iedereen veilig zijn werk kan doen. Als iemand een medewerker intimideert, in de buurt of online, dan ga ik zelf met deze inwoner in gesprek. Ik leg dan het belang uit van ons werk en waarom dit gedrag niet aanvaardbaar is.”

Hebben jullie actuele voorbeelden van intimidatie?

Van der Weit: “Op 10 september is tijdens een commissievergadering een steen tegen een ruit gegooid. Dat was de druppel voor ons. Het is niet oké dat je mensen op die manier bedreigt. En ook niet hoe er dan online wordt gereageerd met ‘jullie hebben het er zelf naar gemaakt’. Een bedreiging is geen mening, dit doe je niet. De burgemeester, de griffier en ik hebben daarom een column geschreven om ons hierover uit te spreken.”

Van Kuijk: “De provincie had in juli te maken met agressie toen een automobilist 3 keer door een afzetting van een weginspecteur reed. We moeten dan niet gaan denken: ‘it’s all-in the game’. Nee, dit soort agressie hoort niet en frustratie botvieren op ambtenaren is niet normaal. Veiligheid is de basis om jezelf te kunnen zijn. Alleen dan kun je je werk goed en eerlijk doen.”

Waarin werken jullie samen met andere gemeenten?

Van Kuijk: “Via de Regionale Informatie- en Expertisecentra (RIEC’s) deelt de provincie kennis met gemeenten over hoe je Bibob-onderzoeken uitvoert en regelt binnen je organisatie. De provincie heeft dit jaar al 180 keer de achtergrond van organisaties gescreend. Daar vallen ook onderzoeken onder voor de provincies Utrecht en Flevoland. En de provincie Noord-Holland organiseert bijeenkomsten met gemeenten waar we het hebben over de weerbare overheid.”

Van der Weit: “Een keer in de 8 weken overleg ik met de andere gemeentesecretarissen in de regio Zaanstreek-Waterland. We hebben het dan over allerlei zaken waarin we meer kunnen samenwerken. Bijvoorbeeld ook over moeilijk vervulbare vacatures die wel belangrijk zijn voor een weerbare overheid. Denk aan een adviseur informatiebeveiliging of een functionaris gegevensbescherming. Dergelijk samenwerkingen zijn we nu heel concreet aan het onderzoeken en uitwerken.”

Van Kuijk: “Er is de laatste jaren heel wat wetgeving richting decentrale overheden gekomen. Bijvoorbeeld op het gebied van persoonsgegevens, informatiebeveiliging en inkoop. Het is belangrijk om dit goed door te voeren, maar de beschikbare inzet van mensen is vaak klein. Ik kan mij goed voorstellen dat je daarin samenwerkt om massa te maken. Zoals wij ook doen met de Bibob-onderzoeken.”

Hoe gaat de samenwerking in de bestuurlijke driehoek: commissaris van de Koning of burgemeester, griffier en secretaris?

Van Kuijk: “Je moet weerbaar zijn aan de ambtelijke en de bestuurlijk politieke kant. Je moet beide kanten dichtzetten om ondermijning tegen te gaan. Statenleden proberen we met een Weerbaarheidsdag bewust te houden over hoe ze onder druk kunnen komen te staan. Door met hen te bespreken wat kan en wat oneigenlijk is. Ook kijken we met de griffie hoe we het voor politieke partijen inzichtelijk kunnen maken welke mogelijkheden zij hebben om de integriteit te screenen van kandidaat-Statenleden.”

Van der Weit: “Ik heb regelmatig overleg met de burgemeester en griffier, en integriteit en weerbaarheid is een terugkerend onderwerp op de agenda. Soms als het actueel is, zoals met de steen tegen de ruit. We besloten daarop om samen, dus met de burgemeester en griffier, ons uit te spreken tegen de verharding van het maatschappelijk debat. Maar we zijn doorlopend bezig met trainingen over het oppikken van signalen en met bekendheid waar en wanneer je iets moet melden. Ook onder de raadsleden.”

Willen jullie nog iets kwijt?

Van der Weit: “Ondanks dat we echt veel hebben geregeld, merken we ook dat het een uitdaging is om het onderwerp integriteit en weerbaarheid onder de aandacht te brengen en te houden. Ik geloof heel erg in gedeelde intelligentie, dus als andere overheden vertellen over hoe zij dat doen, dan helpen we elkaar en vullen we elkaar aan.”

Van Kuijk: “Herkenbaar en daar sluit ik mij bij aan. We moeten het onderwerp onder de aandacht blijven brengen en onze ervaringen blijven delen. Daar zet de provincie zich ook voor in door bijeenkomsten met gemeenten te blijven organiseren over weerbaarheid en integriteit.”

Van der Weit: “Als je het samen doet, samen in je organisatie (de driehoek) en samen als overheden (gemeenten en provincie), dan krijgt de norm pas echt kracht.”