Toezicht op informatiebeheer
Een goed archief, of dat nu digitaal is of op papier, is belangrijk voor een overheid. Wanneer het informatiebeheer niet op orde is, heeft een overheid geen geheugen en kan ze niet functioneren. Een goed archief, in welke vorm dan ook, maakt een overheid bovendien transparant en controleerbaar. Ten slotte is het archief op den duur een belangrijke bron voor de geschiedschrijving.
De provincie houdt toezicht op het informatiebeheer van lokale overheden en bevordert de openbaarheid van informatie. Burgers en overheden kunnen bij de provincie terecht met:
- vragen over de toegankelijkheid van overheidsinformatie en overheidsarchieven
- vragen over de praktische toepassing van de Archiefwet- en regelgeving
- incidentmeldingen op het werkterrein van het informatiebeheer
Toezicht op informatie- en archiefbeheer in Noord-Holland
Het provinciale toezicht richt zich op het goed op orde zijn van informatie- en archiefbeheer bij de lokale overheid. Tegenwoordig gaat dat vooral over digitale informatie en audiovisuele bronnen zoals geluidsdocumenten, video en film. Maar het kan ook gaan om oude of recente papieren dossiers. De risico’s waar de provincie specifiek op let zijn:
- gevolgen voor het informatiebeheer bij gemeentelijke herindelingen en diverse ambtelijke samenwerkingsvormen van gemeenten
- gebrekkige werking of afwezigheid van een kwaliteitssysteem
- het tijdig vernietigen van informatie uit alle informatiebronnen
- de duurzaamheid van digitale informatie
- informatiebeheer in ketens, zoals in de nieuwe Omgevingswet, en bij uitbesteding van taken door gemeenten
De basis voor de jaarlijkse beoordeling is de informatie die gemeenten, waterschappen en gemeenschappelijke regelingen jaarlijks aanleveren op grond van artikel 1 van de Provinciale Informatieverordening.
Daar waar een archivaris is benoemd, bestaat die informatie vaak uit zijn verslag aan het college. Daaruit blijkt hoe uitvoering gegeven wordt aan de Archiefwet- en regelgeving. De informatie kan ook in een andere vorm worden aangeleverd.
Bij achterwege blijven van informatie of geconstateerde gebreken in het informatiebeheer kan de provincie ingrijpen. Zie werkwijze.
Informatie aanleveren
De informatie aan de provincie kan via dit formulier worden geüpload.
Vragen en informatie
Heeft u een vraag? Vul dan ons contactformulier in.