Eindverantwoording indienen
In 2024 is de provincie overgestapt naar een subsidieportaal. Hierdoor zijn er 2 manieren voor het indienen van de eindverantwoording. Het kenmerk van uw subsidieverlening bepaalt welke manier u gebruikt.
Indieningswijze per kenmerk
Begint uw kenmerk met 6 of 7 cijfers, gevolgd door een schuine streep? Voorbeeld: 123456(7)/1234567.
Begint uw kenmerk met een jaartal, gevolgd door een liggend streepje? Voorbeeld: 2024-1234.
- Lees hieronder verder
Lees in uw subsidiebeschikking eerst waaruit de eindverantwoording voor uw project moet bestaan. Voor het indienen van deze eindverantwoording gebruikt u het Subsidieportaal.
In het portaal volgt u eenvoudig de stappen van het digitale formulier. Voor de financiële gegevens gebruikt u het voorgeschreven format: Financiële bijlage bij aanvraag tot subsidievaststelling (docx). Dit format uploadt u bij het formulier in het Subsidieportaal.
Sommige subsidieregelingen werken met een specifiek verantwoordingsformulier. Deze staat op de informatiepagina van de betreffende subsidieregeling. In uw verleningsbeschikking leest u of dit voor uw project van toepassing is.
Om in te loggen voor het Subsidieportaal gebruikt u DigiD of eHerkenning:
- DigiD: als particulier.
- eHerkenning: als u namens een organisatie een aanvraag indient. Uw account moet dan gemachtigd zijn voor: Niveau EH2+, Dienstverlener: 'Provincie Noord-Holland' en Dienst: ‘Subsidieportaal’.
Heeft u vragen over het Subsidieportaal? Bekijk dan de informatie in: Informatie Subsidieportaal provincie Noord-Holland (pdf).
Online aanvragen heeft veel voordelen, maar u kunt uw eindverantwoording ook per post of aan de balie van het provinciekantoor indienen. Hiervoor gebruikt u het volgende formulier: Aanvraagformulier vaststelling subsidie - Papieren postversie (docx).
Dit levert u aan bij de eindverantwoording
Uw subsidiebeschikking vermeldt wat u na afloop van uw project moet aanleveren. Over het algemeen werkt de provincie met 3 arrangementen, elk met eigen eisen voor de eindverantwoording:
Subsidies tot € 10.000 worden direct vastgesteld. U hoeft voor deze subsidies geen eindverantwoording in te dienen.
Lees meer in: Verantwoording voor subsidies tot € 10.000, arrangement 1 (pdf).
Voor subsidies van € 10.000 tot € 125.000 levert u een overzicht van de gemaakte kosten en de uitgevoerde activiteiten aan. U hoeft geen controleverklaring van een accountant aan te leveren.
Lees meer in: Verantwoording voor subsidies tussen de € 10.000 en € 125.000, arrangement 2 (pdf).
Bij subsidies vanaf € 125.000 levert u een inhoudelijke en financiële eindverantwoording aan, samen met controleverklaring van een accountant.
Lees meer in: Verantwoording voor subsidies boven de € 125.000, arrangement 3 (pdf).
Mede-overheden, zoals gemeenten, kunnen hun afgeronde projecten 1 keer per jaar, vóór 1 augustus, tegelijkertijd verantwoorden. Dit gebeurt met het controleprotocol voor mede-overheden, dat uit 3 documenten bestaat:
- Controleprotocol provinciale verantwoording door mede-overheden (pdf)
- Verantwoordingsformulier mede-overheden (xlsx)
- Model controleverklaring voor subsidie aan mede-overheden (docx)
Met deze formulieren kunt u alle aan u verleende subsidies verantwoorden, mits deze systematiek van toepassing is. Controleer hiervoor uw verleningsbeschikking. Daarin staan de eisen en voorwaarden voor de verantwoording.
Subsidies tot € 10.000 stelt de provincie direct vast. U hoeft hiervoor geen verantwoording in te dienen.
Voor subsidies waarop artikel 17a van de Financiële Verhoudingswet - Rijks Single Information, Single Audit (SiSa) - van toepassing is, geldt deze systematiek slechts beperkt. In dat geval zijn de verschillende verantwoordingsarrangementen en het verantwoordingsformulier mede-overheden niet van toepassing. De verantwoording vindt dan plaats door het zenden van uw jaarrekening aan het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties. Voorschotten vraagt u aan bij de subsidieaanvraag. De meldingsplicht blijft wel gelden. Meer informatie vindt u in de subsidiebeschikking.
Lees meer in: Verantwoording van subsidies door mede-overheden (pdf).
Voor het verantwoorden van de boekjaarsubsidies zijn de volgende formats beschikbaar:
Controleverklaring bij uw eindverantwoording
Moet u bij uw eindverantwoording een controleverklaring aanleveren? Gebruik dan het Model controleverklaring voor subsidies (buiten) uitvoeringsregeling (docx). Hiermee voldoet u aan de vereisten voor de controle van uw verantwoording.
De procedure na ontvangst eindverantwoording
U krijgt een ontvangstbevestiging als uw vaststellingsverzoek bij de provincie is binnengekomen. De provincie controleert of uw verzoek op tijd is binnengekomen en compleet is. Ontbreken er gegevens of documenten, dan krijgt u daarvan bericht om deze binnen een bepaalde termijn aan te vullen. De behandeltermijn start pas als uw vaststellingsaanvraag compleet is.
Bij subsidies tot € 125.000,- voert de provincie steekproeven uit. Na afronding van uw project kan daarom een extra controle plaatsvinden om te controleren of u alle verplichtingen bent nagekomen en de activiteiten daadwerkelijk zijn uitgevoerd. U krijgt bericht als u hiervoor aanvullende informatie moet aanleveren. Bij de verschillende arrangementen kunt u meer lezen over steekproeven.
Na inhoudelijke en financiële beoordeling bepaalt de provincie het definitieve subsidiebedrag. Dit besluit ontvangt u in de vorm van een vaststellingsbeschikking. Heeft de provincie meer voorgeschoten dan waar u recht op heeft? Dan betaalt u het te veel ontvangen bedrag terug. Heeft u recht op een hoger bedrag dan het voorshot dat u heeft ontvangen? Dan wordt het resterende subsidiebedrag zo snel mogelijk aan u uitbetaald.
Waarom een eindverantwoording indienen?
Is uw project afgerond? Dan dient u een verzoek tot vaststelling van de subsidie in. Dit heet de eindverantwoording. Hiermee laat u zien wat u met de subsidie heeft gedaan. Meestal levert u hiervoor een overzicht in van de uitvoering en de gemaakte kosten. Op basis hiervan bepaalt de provincie het definitieve subsidiebedrag. Heeft u meer subsidie ontvangen dan waar u recht op heeft, dan betaalt u het te veel ontvangen bedrag terug. Heeft u recht op een hoger bedrag dan u is voorgeschoten, dan krijgt u het resterende bedrag zo snel mogelijk uitbetaald.
U bent zelf verantwoordelijk voor het op tijd indienen van de eindverantwoording: houd de data goed in de gaten.
Zie ook
Contact
Heeft u een vraag over een lopend subsidiedossier? Neem dan contact op met de behandelend subsidiemedewerker.
Heeft u geen contactpersoon? Neem dan contact op met het Servicepunt Provincie Noord-Holland:
Postbus 3007 2001
DA Haarlem
Telefoon: 0800 - 020 06 00 (gratis)
E-mail: servicepunt@noord-holland.nl
Open: maandag tot en met vrijdag 8.00 tot 17.00 uur