Voortgangsrapportage en wijzigingsmelding
(17 april 2020)Meldingsplicht tussentijdse veranderingen
Door omstandigheden kan het gebeuren dat u wijzigingen in een project wilt doorvoeren, bijvoorbeeld in de planning, de uitvoering of financieel. Hiervoor moet u tijdig toestemming vragen. De formulieren die u hiervoor dient te gebruiken, staan onder de Algemene subsidieformulieren, onder 'Voortgang project en melden wijzigingen.
Ook voor wijzigingen die gerelateerd zijn aan de coronacrisis willen wij u vragen om deze formulieren te gebruiken.
Niet tijdig melden van wijzigingen kan gevolgen hebben voor uw subsidie: de provincie kan uw subsidie korten. De provincie laat schriftelijk weten of zij akkoord gaat met uw wijzigingsverzoek(en). U wordt dan ook geïnformeerd als een korting wordt toegepast. De eventuele korting wordt na afronding van het project, bij de vaststelling van de subsidie, in één keer verrekend op basis van het verleende subsidiebedrag.
Voortgangsrapportages: verantwoordingsplicht
Bij langlopende projecten kan in de subsidieverlening de verplichting worden opgelegd om voor bepaalde data een voortgangsrapportage te sturen. De formulieren die u hiervoor dient te gebruiken, staan bij de Algemene subsidieformulieren, onder ‘Voortgang project en melden wijzigingen’. In enkele gevallen heeft een subsidieregeling hiervoor een specifiek formulier. Als dat zo is, vindt u dat op de betreffende informatiepagina van die regeling.
Houd de verantwoordingstermijnen zelf goed in de gaten; als u te laat bent, kan dit gevolgen hebben voor uw subsidie. Mocht het onverhoopt niet lukken om een uiterste indieningsdatum (zoals verplicht in de verleningsbeschikking) te halen, neem dan contact op met de verantwoordelijk subsidiemedewerker (genoemd in uw subsidiebeschikking) of vraag via het meldingsformulier om uitstel. Vermeld de oorzaken van de vertraging en doe een voorstel voor een nieuwe datum. U krijgt zo spoedig mogelijk bericht of u toestemming krijgt voor het gevraagde uitstel.
Bij niet (tijdig) nakomen van subsidieverplichtingen
Een verleende subsidie kan met maximaal 6% worden verlaagd als niet aan de subsidieverplichtingen wordt voldaan. Zie hiervoor de ‘Beleidsregel wijzigen of lager vaststellen subsidies Noord-Holland’ en de wijziging daarop in de ‘Aanvulling Beleidsregel wijzigen of lager vaststellen’, te vinden onder ‘Beleidsdocumenten’ rechtsboven op deze pagina. In onderstaand overzicht leest u bij welke situaties u wanneer (uiterlijk) een wijzigingsmelding moet doen en bij welke categorieën welk percentage voor de verlaging van de subsidie wordt gehanteerd.
| Categorie | Moment melding / indienen verzoek wijziging | Op te leggen verlaging van de subsidie (totaal max.6%) |
|---|---|---|
| Stopzetten van de gesubsidieerde activiteit | Binnen 2 maanden na besluit | 2% van het verleende bedrag |
| Wijzigingen in de planning van de uitvoering | Binnen 2 maanden na besluit | 2% van het verleende bedrag |
| Wijzigingen in inhoud van activiteiten | Vooraf | 2% van het verleende bedrag |
| Overschrijden van marges in begroting | Vooraf | 2% van het verleende bedrag |
| Niet (tijdig) indienen van voortgangsrapportage | 0,5% per week overschrijding van termijn (max. 2%) | |
| Niet (tijdig) indienen van verzoek om vaststelling | 0,5% per week overschrijding van termijn (max. 2%) | |
| Geen vermelding van logo en naam provincie bij publiciteitsuitingen m.b.t. gesubsidieerde activiteit | 0,5% van het verleende bedrag |
Meer informatie en contact
Heeft u een vraag over een lopend subsidiedossier? Neem dan contact op met de behandelend subsidiemedewerker.
Heeft u geen contactpersoon? Neem dan contact op met het Servicepunt Provincie Noord-Holland.
Uitgelicht
Beleidsdocumenten
Servicepunt
Servicepunt Provincie Noord-Holland
Postbus 3007
2001 DA Haarlem
Telefoon: 0800 0200 600 (gratis)
Open: maandag tot en met vrijdag 8.00 tot 17.00 uur (voor dringende zaken kunt u ook buiten kantoortijden bellen; u wordt dan doorgeschakeld naar de telefonische meldingsdienst)
Publicaties
-
&Holland magazine 3-2023
Het magazine van en voor Noord-Hollanders