Voortgangsrapportage en wijzigingsmelding

Meldingsplicht tussentijdse veranderingen

Door omstandigheden kan het gebeuren dat u wijzigingen in een project wilt doorvoeren, bijvoorbeeld in de planning, de uitvoering of financieel. Hiervoor moet u tijdig toestemming vragen (zie de beschikking tot subsidieverlening). Onder het kopje 'Het indienen van een wijzigingsmelding of voortgangsrapportage' leest u hoe u dit kunt doen. 

Het niet tijdig melden van wijzigingen kan gevolgen hebben voor uw subsidie: de provincie kan uw subsidie korten. De provincie laat in een beschikking weten of zij akkoord gaat met uw wijzigingsverzoek(en). U wordt dan ook geïnformeerd als een korting wordt toegepast. De eventuele korting wordt na afronding van het project, bij de vaststelling van de subsidie, in één keer verrekend op basis van het verleende subsidiebedrag.

Voortgangsrapportages: verantwoordingsplicht

Bij langlopende projecten kan bij de subsidieverlening de verplichting worden opgelegd om voor bepaalde data (genoemd in de verleningsbeschikking) een voortgangsrapportage te sturen. In enkele gevallen heeft een subsidieregeling hiervoor een specifiek formulier. Als dat zo is, vindt u dat op de betreffende informatiepagina van die regeling.

Houd de verantwoordingstermijnen zelf goed in de gaten. Als u te laat bent met het indienen van een voortgangsrapportage, kan dit gevolgen hebben voor uw subsidie. Mocht het onverhoopt niet lukken om een uiterste indieningsdatum (zoals verplicht in de verleningsbeschikking) te halen, neem dan contact op met de verantwoordelijk subsidiemedewerker (genoemd in uw subsidiebeschikking) of vraag via het meldingsformulier om uitstel. Vermeld de oorzaken van de vertraging en doe een voorstel voor een nieuwe datum. U krijgt zo spoedig mogelijk bericht of u toestemming krijgt voor het gevraagde uitstel.

Het indienen van een wijzigingsmelding of voortgangsrapportage

In de verleningsbeschikking leest u hoe u de wijzigingsmelding of voortgangsrapportage kunt indienen. Afhankelijk van het kenmerk van uw verlening moet dat via het Subsidieportaal of via de hiertoe bestemde formulieren op de pagina Algemene subsidieformulieren.

• Als het kenmerk van de subsidieverlening bestaat uit het jaartal van de verlening (4 cijfers dus) gevolgd door een liggend streepje en nog 4 cijfers (bijvoorbeeld 2024-1234), dan dient u de melding of rapportage in via het Subsidieportaal.
• Als het kenmerk van uw verlening bestaat uit 6 of 7 cijfers gevolgd door een schuine streep en 7 cijfers (bijvoorbeeld: 123456(7)/1234567), gebruikt u de formulieren die staan vermeld op de pagina Algemene subsidieformulieren, onder ‘Voortgang project, melden wijzigingen, en aanvraag (aanvullend) voorschot’. 

Bij niet (tijdig) nakomen van subsidieverplichtingen

Een verleende subsidie kan met maximaal 6% worden verlaagd als niet aan de subsidieverplichtingen wordt voldaan. Zie hiervoor de ‘Beleidsregel wijzigen of lager vaststellen subsidies Noord-Holland’ en de wijziging daarop in de ‘Aanvulling Beleidsregel wijzigen of lager vaststellen’, te vinden onder ‘Beleidsdocumenten’ rechtsboven op deze pagina. In onderstaand overzicht leest u bij welke situaties u wanneer (uiterlijk) een wijzigingsmelding moet doen en bij welke categorieën welk percentage voor de verlaging van de subsidie wordt gehanteerd.

Categorie	Moment melding / indienen verzoek wijziging	Op te leggen verlaging van de subsidie (totaal max.6%)
Stopzetten van de gesubsidieerde activiteit	Binnen 2 maanden na besluit	2% van het verleende bedrag
Wijzigingen in de planning van de uitvoering	Binnen 2 maanden na besluit	2% van het verleende bedrag
Wijzigingen in inhoud van activiteiten	Vooraf	2% van het verleende bedrag
Overschrijden van marges in begroting	Vooraf	2% van het verleende bedrag
Niet (tijdig) indienen van voortgangsrapportage		0,5% per week overschrijding van termijn (max. 2%)
Niet (tijdig) indienen van verzoek om vaststelling		0,5% per week overschrijding van termijn (max. 2%)
Geen vermelding van logo en naam provincie bij publiciteitsuitingen m.b.t. gesubsidieerde activiteit		0,5% van het verleende bedrag

Meer informatie en contact

Heeft u een vraag over een lopend subsidiedossier? Neem dan contact op met de behandelend subsidiemedewerker.

Heeft u geen contactpersoon? Neem dan contact op met het Servicepunt Provincie Noord-Holland.