Voortgangsrapportage en wijzigingsmelding
Inhoudsopgave
Meldingsplicht tussentijdse veranderingen
Door omstandigheden kan het gebeuren dat u wijzigingen in een project wilt doorvoeren, bijvoorbeeld in de planning, de uitvoering of financieel. Hiervoor moet u tijdig toestemming vragen, zie de beschikking tot subsidieverlening. Onder het kopje 'Het indienen van een wijzigingsmelding of voortgangsrapportage' leest u hoe u dit kunt doen.
Het niet tijdig melden van wijzigingen kan gevolgen hebben voor uw subsidie: de provincie kan uw subsidie korten. De provincie laat in een beschikking weten of zij akkoord gaat met uw wijzigingsverzoek(en). U wordt dan ook geïnformeerd als een korting wordt toegepast. De eventuele korting wordt na afronding van het project, bij de vaststelling van de subsidie, in 1 keer verrekend op basis van het verleende subsidiebedrag.
Voortgangsrapportages: verantwoordingsplicht
Bij langlopende projecten kan bij de subsidieverlening de verplichting worden opgelegd om voor bepaalde data (genoemd in de verleningsbeschikking) een voortgangsrapportage te sturen. In enkele gevallen heeft een subsidieregeling hiervoor een specifiek formulier. Als dat zo is, vindt u dat op de betreffende informatiepagina van die regeling.
Houd de verantwoordingstermijnen zelf goed in de gaten. Als u te laat bent met het indienen van een voortgangsrapportage, kan dit gevolgen hebben voor uw subsidie.
Mocht het toch niet lukken om een uiterste indieningsdatum (zoals verplicht in de verleningsbeschikking) te halen? Neem dan contact op met de verantwoordelijk subsidiemedewerker, genoemd in uw subsidiebeschikking. Of vraag via het meldingsformulier om uitstel. Vermeld de oorzaken van de vertraging en doe een voorstel voor een nieuwe datum.
U krijgt zo spoedig mogelijk bericht of u toestemming krijgt voor het gevraagde uitstel.
Het indienen van een wijzigingsmelding of voortgangsrapportage
In de verleningsbeschikking leest u hoe u de wijzigingsmelding of voortgangsrapportage kunt indienen. Afhankelijk van het kenmerk van uw verlening moet dat via het Subsidieportaal of via de hiertoe bestemde formulieren op de pagina Algemene subsidieformulieren:
- Het kenmerk van de subsidieverlening bestaat uit het jaartal van de verlening (4 cijfers dus) gevolgd door een liggend streepje en nog 4 cijfers (bijvoorbeeld 2024-1234): dien uw melding of rapportage in via het Subsidieportaal.
- Het kenmerk van uw verlening bestaat uit 6 of 7 cijfers gevolgd door een schuine streep en 7 cijfers (bijvoorbeeld: 123456(7)/1234567): gebruik de formulieren op de pagina Algemene subsidieformulieren, onder ‘Voortgang project, melden wijzigingen, en aanvraag (aanvullend) voorschot’.
Bij niet (tijdig) nakomen van subsidieverplichtingen
Een verleende subsidie kan met maximaal 6% worden verlaagd als niet aan de subsidieverplichtingen wordt voldaan. Zie hiervoor de ‘Beleidsregel wijzigen of lager vaststellen subsidies Noord-Holland’ en de wijziging daarop in de ‘Aanvulling Beleidsregel wijzigen of lager vaststellen’, te vinden onder ‘Beleidsdocumenten’ op deze pagina.
In onderstaand overzicht leest u bij welke situaties u wanneer (uiterlijk) een wijzigingsmelding moet doen en bij welke categorieën welk percentage voor de verlaging van de subsidie wordt gehanteerd.
| Categorie | Moment melding / indienen verzoek wijziging | Op te leggen verlaging van de subsidie (totaal max. 6%) |
|---|---|---|
| Stopzetten van de gesubsidieerde activiteit | Binnen 2 maanden na besluit | 2% van het verleende bedrag |
| Wijzigingen in de planning van de uitvoering | Binnen 2 maanden na besluit | 2% van het verleende bedrag |
| Wijzigingen in inhoud van activiteiten | Vooraf | 2% van het verleende bedrag |
| Overschrijden van marges in begroting | Vooraf | 2% van het verleende bedrag |
| Niet (tijdig) indienen van voortgangsrapportage | 0,5% per week overschrijding van termijn (max. 2%) | |
| Niet (tijdig) indienen van verzoek om vaststelling | 0,5% per week overschrijding van termijn (max. 2%) | |
| Geen vermelding van logo en naam provincie bij publiciteitsuitingen voor de gesubsidieerde activiteit | 0,5% van het verleende bedrag |
Meer informatie en contact
Heeft u een vraag over een lopend subsidiedossier? Neem dan contact op met de behandelend subsidiemedewerker.
Heeft u geen contactpersoon? Neem dan contact op met het Servicepunt Provincie Noord-Holland:
Postbus 3007
2001 DA Haarlem
Telefoon: 0800 - 020 06 00 (gratis)
E-mail: servicepunt@noord-holland.nl
Open: maandag tot en met vrijdag 8.00 tot 17.00 uur
Voor dringende zaken kunt u ook buiten kantoortijden bellen. U wordt dan doorgeschakeld naar de telefonische meldingsdienst.