Hoe vraagt u een subsidie aan?

Op de pagina Subsidie aanvragen staat een overzicht van de subsidieregelingen en andere subsidiemogelijkheden binnen de provincie. Ga op deze pagina na welke subsidieregeling past bij uw project: gebruik de filters of bekijk per regeling de voorwaarden en de doelgroep. 
Heeft u een geschikte subsidieregeling gevonden? Op de informatiepagina van een regeling vindt u de uitvoeringsregeling onder ‘Wet- en regelgeving’. Lees deze zorgvuldig door: zo weet u zeker dat uw project voldoet aan de eisen.

Heeft u met de beleidsafdeling overlegd en wilt u een subsidie aanvragen zonder bijbehorende regeling? Ga dan naar Subsidie zonder regeling. Uw organisatie moet hiervoor met een maximaal subsidiebedrag in de provinciale begroting staan.  Een subsidie zonder uitvoeringsregeling moet u aanvragen vóór 1 oktober van het jaar waarin u subsidie wilt ontvangen.

Zorg dat u inzichtelijk maakt waar uw aanvraag aan moet voldoen en welke gegevens en documenten u moet aanleveren. Lees hiervoor de informatiepagina van deze regeling én de uitvoeringsregeling goed door.

Maak eerst de bijlagen gereed

Elke subsidieregeling kent verplichte bijlagen voor de aanvraag. Op de informatiepagina van de regeling staat aangeven welke bijlagen dit zijn. Bereid deze bijlagen éérst voor en vul daarna het juiste aanvraagformulier in. Zo kunt u zonder onderbrekingen het formulier invullen.

Het aanvraagformulier invullen

Elke subsidieregeling heeft een eigen formulier, digitaal en op papier. U vindt het aanvraagformulier op de informatiepagina van de regeling.

Voor het digitale aanvraagformulier gebruikt u voor het inloggen:

• DigiD: als particulier.
• eHerkenning: als u namens een organisatie  een aanvraag indient. Uw account moet dan gemachtigd zijn voor: Niveau EH2+, Dienstverlener: 'Provincie Noord-Holland' en Dienst: ‘Subsidieportaal’ .

Bent u intermediair en wilt u namens een andere organisatie digitaal een aanvraag voor subsidie indienen? Dan is gebruik van ketenmachtiging verplicht. Meer informatie over het gebruik van DigiD, eHerkenning en ketenmachtiging vindt u in de Handreiking gebruik DigiD en eHerkenning.

Meer informatie over het gebruik van het Subsidieportaal vindt u in  Informatie Subsidieportaal provincie Noord-Holland (pdf) en in  Beknopte instructie Subsidieportaal (pdf).

Online subsidie aanvragen heeft veel voordelen: u kunt de status van uw aanvraag volgen, krijgt e-mails bij statuswijzigingen, heeft al uw aanvragen overzichtelijk bij elkaar, kunt eenvoudig documenten uploaden en downloaden en veilig communiceren met de provincie Noord-Holland.  

U kunt ook de subsidie aanvragen per post of aan de balie van het provinciekantoor door het postformulier van de subsidieregeling te gebruiken.

Na invullen van het aanvraagformulier voegt u alle benodigde bijlagen toe en ondertekent u het aanvraagformulier:

• Digitaal: U verzendt het formulier via het portaal met uw digitale handtekening.
• Op papier: U stuurt de complete aanvraag naar het adres zoals vermeld op het formulier. Of u levert de aanvraag af bij de receptie van de provincie Noord-Holland.

Let op: aanvragen per e-mail worden niet in behandeling genomen. Onvolledige aanvragen kunnen buiten behandeling worden gelaten.

U ontvangt altijd een ontvangstbevestiging als uw subsidieaanvraag bij de provincie Noord-Holland is binnengekomen:

• Digitaal: de ontvangstbevestiging wordt automatisch verstuurd naar het e-mailadres dat u op het aanvraagformulier heeft ingevuld.
• Op papier: de ontvangstbevestiging wordt binnen enkele dagen naar het door u ingevulde e-mailadres of postadres gestuurd.

Heeft u geen ontvangstbevestiging gekregen? Dan is uw aanvraag mogelijk niet door ons ontvangen. Neem dan contact op met het Servicepunt Provincie Noord-Holland.

De provincie toetst of de subsidieaanvraag op tijd is binnengekomen en volledig is. Ontbreken er gegevens of documenten, dan krijgt u bericht met het verzoek om uw aanvraag binnen een bepaalde termijn aan te vullen. De behandeltermijn start pas wanneer de aanvraag compleet is.

Afhankelijk van de subsidieregeling beoordeelt de provincie uw aanvraag binnen 4 tot 26 weken. Soms duurt de behandeling langer door inschakeling van een (externe) adviescommissie. De criteria en de termijn(en) vindt u in de uitvoeringsregeling van de subsidie. De provincie verstrekt geen subsidiebedragen lager dan € 5.000,-.

Beschikking

Wordt uw aanvraag toegewezen, dan ontvangt u een beschikking tot subsidieverlening. Heeft u digitaal via het Subsidieportaal ingediend? Dan krijgt u een e-mail zodra de beschikking in het portaal klaarstaat. Heeft u schriftelijk ingediend? Dan ontvangt u de beschikking per post.

In deze verleningsbeschikking staat onder meer:

• voor welke activiteiten en onder welke verplichtingen u subsidie krijgt;
• wat het maximale subsidiebedrag is;
• of en hoe voorschotten worden uitbetaald;
• of en hoe u tussentijds de voortgang van uw project moet rapporteren (tussentijdse verantwoording);
• of en hoe u na afronding van uw project een verzoek tot vaststelling van de subsidie moet indienen (eindverantwoording);
• hoe u bezwaar kunt maken tegen de beslissing.

Wordt uw subsidieaanvraag afgewezen, dan ontvangt u een weigeringsbeschikking met de redenen voor de afwijzing en hoe u eventueel bezwaar kunt maken.

Zie ook: Bezwaar maken bij de provincie 

Soms kunt u bij uw subsidieaanvraag direct een voorschot aanvragen . Standaard bedraagt een voorschot maximaal 80% van het verleende subsidiebedrag. De uitbetaling gebeurt in termijnen van 3 maanden, op basis van het door u opgegeven kasritme. Tijdens de looptijd van het project kan dit worden aangepast.

Soms verloopt uw project anders dan gepland, bijvoorbeeld in de planning, uitvoering of financieel. U moet hiervoor op tijd toestemming vragen door een wijziging te melden. Bij langlopende projecten bent u mogelijk verplicht om op bepaalde momenten een voortgangsrapportage op te sturen. Meer informatie hierover vindt u op de pagina: wijziging of voortgang melden. 

Na afronding van uw project moet u een eindverantwoording indienen. Hiermee laat u zien wat u met de subsidie heeft gedaan. Lees hier meer over op de pagina: eindverantwoording indienen.